La contabilidad electrónica se refiere al manejo de los registros contables de una empresa de forma digital, con el objetivo de simplificar la fiscalización y mejorar el control interno.
A partir de 2014, con la obligatoriedad de la factura electrónica para todos los contribuyentes, el SAT ha adoptado herramientas digitales adicionales para fortalecer su capacidad de recaudar impuestos y prevenir la evasión fiscal.
La contabilidad electrónica permite a las autoridades fiscales realizar un cruce de información de manera más eficiente, facilitando la detección de errores o intentos de evasión de impuestos por parte de las empresas.
Beneficios de la contabilidad electrónica
La contabilidad electrónica ofrece numerosos beneficios para las empresas al facilitar la gestión contable de manera eficiente, segura y sin errores, todo a un costo reducido.
Gracias al uso de software contable, gestionar las finanzas de tu empresa nunca fue tan fácil. Aquí te presentamos algunos de los principales beneficios:
Aumenta la seguridad de la información: Almacenando los datos en la nube, la contabilidad electrónica proporciona agilidad y movilidad, permitiéndote acceder desde cualquier dispositivo.
Además, otorga control sobre los permisos de los usuarios, protegiendo la información confidencial y manteniendo la seguridad en todo momento. Si gestionas varias sucursales, puedes asignar y restringir el acceso a cada colaborador según su necesidad.
Escalabilidad: Un sistema contable digital crece junto con tu empresa. Al ser flexible, permite la integración y expansión rápida sin paros prolongados ni instalaciones complicadas.
Transparencia y veracidad de los datos: Con la contabilidad electrónica, obtienes reportes contables precisos y actualizados en tiempo real, sin inconsistencias. Genera informes sin perder tiempo elaborando estados financieros manualmente.
Unificación: Unifica todos los departamentos dentro de un mismo sistema, proporcionando datos de forma precisa, como los relacionados con la facturación electrónica, asegurando operaciones exactas y sincronizadas.
Actualización constante: Al integrar un sistema compatible con el SAT, siempre estarás al día con los requisitos fiscales, como la migración a la versión CFDI 4.0. No necesitarás contratar personal externo ni interrumpir a tu equipo de TI para realizar actualizaciones.
¿Qué es la contabilidad electrónica sin la conciliación?
Sin la conciliación, la contabilidad electrónica se vuelve incompleta e imprecisa, ya que no solo se trata de cumplir con los requisitos para la declaración anual, sino de tener un control adecuado y actualizado de las finanzas de la empresa.
La conciliación permite asegurar que todos los registros y movimientos contables sean correctos y coincidan con las fuentes externas, como los estados de cuenta bancarios.
Sin este proceso, se pierden varios beneficios importantes. Con la conciliación, puedes:
- Identificar facturas extraviadas o no contabilizadas: De esta manera, evitas omitir información crucial que afecte tu declaración ante el SAT o el control de tu contabilidad.
- Obtener una visión clara de tus ingresos y gastos: La conciliación te ayuda a tener un panorama detallado de cómo se comportan las finanzas de la empresa, lo que es valioso para tomar decisiones informadas.
- Visualizar la evolución de tu empresa: A través de la conciliación, puedes ver de manera precisa cómo crecen o disminuyen tus finanzas, y si existen desviaciones que necesiten atención.
Detectar documentos no relacionados con CFDI: Un software contable adecuado te ayuda a encontrar documentos que no están vinculados correctamente con sus CFDI correspondientes, asegurando que todos los registros estén completos y correctos.
¿Qué información se debe enviar y cómo?
Para cumplir con las obligaciones fiscales relacionadas con la contabilidad electrónica, es necesario enviar una serie de documentos en formato XML a través del Buzón Tributario del SAT. Aquí te explicamos qué información se debe incluir:
Catálogo de cuentas con código agrupador del SAT: Este es el documento base de la contabilidad electrónica. En él, se deben detallar todas las cuentas de las transacciones financieras de la empresa (activos, pasivos, capital, ingresos, gastos, etc.).
Además, se debe asociar cada cuenta con el código agrupador del SAT, que facilita la clasificación de las cuentas según la normativa fiscal.
Balanza de comprobación: Este informe registra todos los movimientos de las cuentas contables, proporcionando una visión precisa de la situación financiera de la empresa.
Se debe elaborar mensualmente y enviar al SAT, sumando un total de 13 balanzas al año (una por mes, más la balanza final del ejercicio fiscal).
Pólizas del periodo: Las pólizas son documentos que registran en detalle las transacciones de la empresa. Solo se deben enviar cuando las autoridades fiscales las soliciten, ya que contienen información adicional sobre las operaciones de la empresa durante un periodo determinado.
Auxiliar de folios de comprobantes fiscales: Este documento es utilizado para vincular los folios fiscales de los comprobantes (facturas electrónicas) con las pólizas del periodo correspondiente.
Es opcional, a menos que no se vinculen los comprobantes fiscales en las pólizas, en cuyo caso se debe presentar este auxiliar.
Auxiliares de cuenta y subcuenta: Este archivo proporciona un detalle de cada cuenta y subcuenta registrada, y resume los movimientos de esas cuentas durante un periodo determinado.
Incluye información sobre activos, pasivos, ingresos, gastos y otros conceptos financieros. Es fundamental para tener un control preciso sobre los movimientos contables de la empresa.
¿Quiénes tienen la obligación de llevar su contabilidad electrónica?
Tanto las personas físicas como las personas morales están obligadas a llevar contabilidad electrónica, con las siguientes especificaciones:
Personas físicas:
- Las personas con actividad empresarial o profesional que tengan ingresos superiores a 2 millones de pesos.
- Las personas físicas que generen ingresos por arrendamiento, siempre que no utilicen la aplicación Mis Cuentas del SAT para su contabilidad.
Personas morales:
- Todas las personas morales están obligadas a llevar contabilidad electrónica, sin importar si su finalidad es lucrativa o no.
Excepciones:
- Personas asalariadas: Están exentas de esta obligación.
- Personas físicas con actividad empresarial o profesional con ingresos menores a 2 millones de pesos.
- Las personas en el régimen de incorporación fiscal que registren sus operaciones en la aplicación Mis Cuentas del SAT también quedan exentas de esta obligación.
Esto significa que aquellos que superen los límites establecidos o que pertenezcan a ciertos regímenes fiscales deben cumplir con la obligación de llevar su contabilidad electrónica para facilitar la fiscalización y el control de sus operaciones ante el SAT.
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